خریداری اور سپلائرز کے انتظامی نظام

یہ نظام کس کے لیے ہے؟

محکموں، شاخوں یا منصوبوں میں درخواستوں، منظوریوں اور اخراجات کو کنٹرول کرنے والی تنظیمیں۔

ماڈیولز اور کام

• سپلائر ڈائرکٹری، زمرہ جات اور اہلیت کے دستاویزات
• خریداری کی درخواستیں، منظوری کی حدود اور بجٹ
• قیمت کی پیشکش کے لیے درخواستیں، بولیوں کا موازنہ اور فراہمی کی شرائط
• خریداری کے آرڈر، ترامیم اور جزوی ترسیل
• مال کی وصولی اور انوائس کا ملاپ، اور سپلائر کی کارکردگی

ورک فلو کیسے چلتا ہے؟

1. بجٹ یا پروجیکٹ سے منسلک ایک ضرورت بنائیں اور اس کا جائزہ لیں۔
2. سپلائر کی پیشکشوں کو جمع اور موازنہ کریں، انتخاب کو دستاویز کریں اور خریداری کی منظوری دیں۔
3. سامان یا خدمات وصول کریں اور بند ہونے سے پہلے انہیں آرڈر اور انوائس کے خلاف میچ کریں۔

کردار اور اجازتیں۔

• مانگنے والا
• خریدار
• بجٹ کا ذمہ دار فرد
• وصول کرنے والا افسر
• فنانس

ڈیٹا اور انضمام

• انوینٹری، اکاؤنٹنگ اور پروجیکٹ مینجمنٹ
• سپلائر پورٹل اور کوٹیشن فائلیں دائرہ کار میں

حوالے کیے جانے والے نتائج اور قبولیت

• دستاویزی خریداری کے ورک فلو، منظوری میٹرکس اور اخراجات کی حد
• موازنے، آرڈرز، مال کی وصولی اور رپورٹنگ کے انٹرفیس
• منظوریوں، جزوی ترسیل اور ریکارڈ ملانے پر سامنے آنے والے فرق کی جانچ

کام کا دائرہ طے کرنے کے لیے ضروری معلومات

کلائنٹ خریداری، تشخیص اور منظوری کے قواعد کی وضاحت کرتا ہے۔ سپلائر کنکشن کو آرڈینیشن اور دستیاب ڈیٹا فارمیٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔ حتمی سپلائر کا انتخاب تنظیم کے پاس رہتا ہے۔

سسٹم کے لیے مخصوص قبولیت کی مثال

خریداری کے آرڈر کا کچھ سامان وصول کریں اور اس کی انوائس کا ملاپ جانچیں؛ فرق واضح کریں اور باقی غیر موصولہ مقداروں کو زیرِ التوا رکھیں۔

عمل درآمد کی منصوبہ بندی اور لاگت

بحث صارفین، ورک فلو، ڈیٹا والیوم، انضمام اور موجودہ نظام سے شروع ہوتی ہے۔ ترجیحات پر اتفاق کیا جاتا ہے، اس کے بعد تحریری پہلی ریلیز کا دائرہ کار، لاگت، شیڈول اور قبولیت کا معیار ہوتا ہے۔ بعد کے مراحل کاروباری ضروریات کی پیروی کر سکتے ہیں۔