Untuk siapa sistem ini?
Organisasi yang mengendalikan permintaan, persetujuan, dan pengeluaran lintas departemen, cabang, atau proyek.
Modul & tugas
- Direktori pemasok, kategori dan dokumen kualifikasi
- Permintaan pembelian, batas persetujuan, dan anggaran
- Permintaan penawaran, perbandingan tawaran, dan persyaratan pasokan
- Pesanan pembelian, amandemen dan pengiriman sebagian
- Pencocokan tanda terima dan faktur serta kinerja pemasok
Bagaimana alur kerja berjalan?
- Buat persyaratan yang terkait dengan anggaran atau proyek dan tinjau.
- Kumpulkan dan bandingkan penawaran pemasok, dokumentasikan pemilihan dan setujui pembelian.
- Menerima barang atau jasa dan mencocokkannya dengan pesanan dan faktur sebelum penutupan.
Peran & izin
- Pemohon
- Pembeli
- Pemilik anggaran
- Petugas penerima
- Keuangan
Data & integrasi
- Persediaan, akuntansi dan manajemen proyek
- Portal pemasok dan file penawaran harga dalam ruang lingkup
Hasil kerja & penerimaan
- Alur kerja pembelian yang terdokumentasi, matriks persetujuan, dan batas pengeluaran
- Antarmuka perbandingan, pemesanan, penerimaan, dan pelaporan
- Pengujian untuk persetujuan, pengiriman sebagian, dan perbedaan pencocokan
Persyaratan untuk pelingkupan
Klien mendefinisikan aturan pembelian, evaluasi dan persetujuan. Koneksi pemasok memerlukan koordinasi dan format data yang tersedia; pemilihan pemasok akhir tetap berada pada organisasi.
Contoh penerimaan khusus sistem
Terima sebagian barang dalam pesanan pembelian dan cocokkan fakturnya; tampilkan selisihnya dan biarkan jumlah yang belum diterima tetap berstatus terbuka.
Rencana & biaya implementasi
Pembahasan dimulai dari pengguna, alur kerja, volume data, integrasi dan sistem yang ada. Prioritas disepakati, diikuti dengan cakupan rilis pertama secara tertulis, biaya, jadwal dan kriteria penerimaan. Fase selanjutnya dapat mengikuti kebutuhan bisnis.
Jelajahi bukti terkait
Kriteria penerimaan di atas adalah contoh perencanaan; tes sebenarnya mengikuti lingkup proyek Anda.
Coba demo alur kerja pendidikan Panduan keputusan terkaitPertanyaan tentang solusi ini
Bisakah persetujuan bergantung pada nilai?
Tingkat persetujuan dapat bergantung pada nilai, departemen atau proyek, termasuk pendelegasian kepada pengganti dan pencegahan persetujuan oleh pemohon sendiri apabila diwajibkan kebijakan.
Bagaimana cara menangani pengiriman terpisah?
Setiap penerimaan barang dicatat terhadap jumlah yang dipesan dan yang belum diterima. Keterlambatan serta selisih tetap terlihat sampai syarat penutupan terpenuhi.
Bisakah beberapa penawaran pemasok dibandingkan?
Penawaran dapat dibandingkan menggunakan baris yang sama untuk harga, waktu penyelesaian dan ketentuan, dengan penilaian terdokumentasi untuk kriteria organisasi selain harga.