À qui s’adresse ce système ?

Organisations qui contrôlent les demandes, les approbations et les dépenses entre services, agences ou projets.

Modules et tâches

Répertoire des fournisseurs, catégories et documents de qualification
Demandes d’achat, seuils d’approbation et budgets
Demandes de devis, comparaisons d'offres et conditions de fourniture
Bons de commande, modifications et livraisons partielles
Rapprochement des réceptions et des factures, et performance des fournisseurs

Comment le processus fonctionne-t-il ?

Créez un besoin lié à un budget ou à un projet, puis examinez-le.
Recueillez et comparez les offres des fournisseurs, documentez le choix et approuvez l’achat.
Recevez des biens ou des services et comparez-les à la commande et à la facture avant la clôture.

Rôles et autorisations

Demandeur
Acheteur
Responsable du budget
Agent de réception des marchandises
Finance

Données et intégrations

Gestion des stocks, comptabilité et gestion de projet
Portail fournisseurs et fichiers de devis dans le périmètre convenu

Livrables et acceptation

Flux de travail d'achat documenté, matrice d'approbation et limites de dépenses
Interfaces de comparaison, de commande, de réception et de reporting
Tests des approbations, des livraisons partielles et des écarts de rapprochement

Éléments nécessaires pour définir le périmètre

Le client définit les règles d’achat, d’évaluation et d’approbation. Les connexions aux fournisseurs nécessitent une coordination et des formats de données disponibles ; le choix final du fournisseur appartient à l’organisation.

Un exemple d’acceptation propre au système

Enregistrez une réception partielle sur une commande fournisseur et rapprochez-la de sa facture ; faites apparaître les écarts et laissez les quantités non reçues en attente.

Plan de mise en œuvre et coût

Les échanges commencent par les utilisateurs, les processus, le volume de données, les intégrations et le système existant. Les priorités sont convenues, puis le périmètre de la première version, le coût, le calendrier et les critères d’acceptation sont définis par écrit. Les phases suivantes peuvent suivre les besoins de l’entreprise.

Consulter les éléments associés

Le critère d’acceptation ci-dessus est un exemple de préparation ; les tests réels suivent le périmètre de votre projet.

Essayer la démo pédagogique de processus Guide de décision connexe

Questions sur cette solution

Les approbations peuvent-elles dépendre du montant ?

Les niveaux d’approbation peuvent dépendre du montant, du service ou du projet. Ils peuvent prévoir une délégation en cas d’absence et empêcher l’auto-approbation lorsque les règles l’exigent.

Comment sont gérées les livraisons fractionnées ?

Chaque réception est enregistrée par rapport aux quantités commandées et restant à recevoir. Les retards et les écarts restent visibles jusqu’à ce que les conditions de clôture soient remplies.

Peut-on comparer plusieurs offres de fournisseurs ?

Les offres peuvent partager des lignes de comparaison pour le prix, les délais et les conditions, avec une notation documentée pour les critères autres que le prix de l'organisation.

Systèmes de gestion des achats et des fournisseurs