¿A quién va dirigido este sistema?
Organizaciones que controlan solicitudes, aprobaciones y gastos entre departamentos, sucursales o proyectos.
Módulos y tareas
- Directorio de proveedores, categorías y documentos de cualificación
- Solicitudes de compra, límites de aprobación y presupuestos
- Solicitudes de presupuesto, comparaciones de ofertas y condiciones de suministro
- Órdenes de compra, modificaciones y entregas parciales
- Cotejo de recepciones y facturas y evaluación del desempeño de proveedores
¿Cómo funciona el flujo de trabajo?
- Crear una necesidad vinculada a un presupuesto o proyecto y revisarla.
- Recopila y compara ofertas de proveedores, documenta la selección y aprueba la compra.
- Recibir los bienes o servicios y cotejarlos con el pedido y la factura antes del cierre.
Roles y permisos
- Solicitante
- Comprador
- Responsable del presupuesto
- Responsable de recepción de mercancías
- Finanzas
Datos e integraciones
- Gestión de inventario, contabilidad y proyectos
- Portal de proveedores y archivos de ofertas dentro del alcance
Entregables y aceptación
- Flujo de compras documentado, matriz de aprobaciones y límites de gasto
- Interfaces de comparación, pedidos, recepción e informes
- Pruebas de aprobaciones, entregas parciales y discrepancias en el cotejo
Requisitos para definir el alcance
El cliente define las reglas de compras, evaluación y aprobación. Las conexiones con proveedores requieren coordinación y formatos de datos disponibles; la selección final del proveedor corresponde a la organización.
Un ejemplo de aceptación específico del sistema
Recibir parcialmente una orden de compra y cotejar su factura; mostrar las diferencias y mantener abiertas las cantidades no recibidas.
Plan de implementación y coste
La conversación comienza con los usuarios, los flujos de trabajo, el volumen de datos, las integraciones y el sistema existente. Se acuerdan prioridades y después se documentan el alcance de la primera versión, el coste, el calendario y los criterios de aceptación. Las fases posteriores pueden seguir las necesidades de la empresa.
Explora ejemplos relacionados
El criterio de aceptación anterior es un ejemplo de planificación; las pruebas reales siguen el alcance de tu proyecto.
Prueba la demostración didáctica del flujo de trabajo Guía de decisión relacionadaPreguntas sobre esta solución
¿Las aprobaciones pueden depender del importe?
Los niveles de aprobación pueden depender del importe, el departamento o el proyecto, incluyendo sustituciones delegadas e impidiendo la autoaprobación cuando la política lo exige.
¿Cómo se gestionan las entregas fraccionadas?
Cada recepción se registra frente a las cantidades pedidas y pendientes. Los retrasos y las discrepancias permanecen visibles hasta que se cumplen las condiciones de cierre.
¿Se pueden comparar varias ofertas de proveedores?
Las ofertas pueden compartir líneas de comparación de precio, plazo de entrega y condiciones, con una puntuación documentada para los criterios de la organización distintos del precio.