কার জন্য এই ব্যবস্থা?
বিভাগ, শাখা বা প্রকল্প জুড়ে অনুরোধ, অনুমোদন এবং ব্যয় নিয়ন্ত্রণকারী সংস্থা।
মডিউল এবং কাজ
- সরবরাহকারী ডিরেক্টরি, বিভাগ এবং যোগ্যতা নথি
- ক্রয়ের অনুরোধ, অনুমোদনের সীমা এবং বাজেট
- দরপ্রস্তাবের অনুরোধ, দরপত্রের তুলনা ও সরবরাহের শর্ত
- ক্রয় আদেশ, সংশোধন এবং আংশিক বিতরণ
- পণ্য গ্রহণের রেকর্ড ও ইনভয়েস মিলিয়ে দেখা এবং সরবরাহকারীর কর্মদক্ষতা
কর্মপ্রবাহ কিভাবে সঞ্চালিত হয়?
- একটি বাজেট বা প্রকল্পের সাথে সংযুক্ত একটি প্রয়োজনীয়তা তৈরি করুন এবং এটি পর্যালোচনা করুন।
- সরবরাহকারী অফার সংগ্রহ এবং তুলনা করুন, নির্বাচন নথিভুক্ত করুন এবং ক্রয় অনুমোদন করুন।
- পণ্য বা পরিষেবাগুলি গ্রহণ করুন এবং বন্ধ করার আগে অর্ডার এবং চালানের সাথে তাদের মিল করুন।
ভূমিকা এবং অনুমতি
- অনুরোধকারী
- ক্রেতা
- বাজেটের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি
- রিসিভিং অফিসার
- অর্থ
ডেটা এবং ইন্টিগ্রেশন
- ইনভেন্টরি, অ্যাকাউন্টিং এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপনা
- কাজের পরিধির অন্তর্ভুক্ত সরবরাহকারী পোর্টাল ও দরপত্রের ফাইল
হস্তান্তরযোগ্য ফলাফল ও গ্রহণের অনুমোদন
- নথিভুক্ত ক্রয় কার্যপ্রবাহ, অনুমোদন ম্যাট্রিক্স এবং ব্যয় সীমা
- তুলনা, অর্ডার, প্রাপ্তি এবং রিপোর্টিং ইন্টারফেস
- অনুমোদন, আংশিক ডেলিভারি ও হিসাব মেলানোর সময় পাওয়া অসামঞ্জস্যের পরীক্ষা
কাজের পরিধি নির্ধারণের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য
ক্লায়েন্ট ক্রয়, মূল্যায়ন এবং অনুমোদনের নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করে। সরবরাহকারী সংযোগগুলির জন্য সমন্বয় এবং উপলব্ধ ডেটা বিন্যাস প্রয়োজন; চূড়ান্ত সরবরাহকারী নির্বাচন সংস্থার সাথে থাকে।
একটি সিস্টেম-নির্দিষ্ট গ্রহণযোগ্যতার উদাহরণ
ক্রয় আদেশের কিছু পণ্য গ্রহণ করে ইনভয়েস মিলিয়ে দেখুন; পার্থক্য দেখান এবং না পাওয়া পরিমাণ অমীমাংসিত রাখুন।
বাস্তবায়ন পরিকল্পনা এবং খরচ
আলোচনা শুরু হয় ব্যবহারকারী, কর্মপ্রবাহ, ডেটার পরিমাণ, ইন্টিগ্রেশন ও বিদ্যমান সিস্টেম নিয়ে। অগ্রাধিকার বিষয়ে একমত হওয়ার পর প্রথম সংস্করণের কাজের পরিধি, খরচ, সময়সূচি ও গ্রহণের মানদণ্ড লিখিতভাবে নির্ধারণ করা হয়। পরবর্তী ধাপগুলো ব্যবসার প্রয়োজন অনুযায়ী হতে পারে।
সংশ্লিষ্ট প্রমাণ দেখুন
ওপরের গ্রহণের মানদণ্ডটি পরিকল্পনার উদাহরণ; প্রকৃত পরীক্ষা আপনার প্রকল্পের কাজের পরিধি অনুযায়ী হবে।
বোঝানোর জন্য তৈরি কর্মপ্রবাহের ডেমো ব্যবহার করে দেখুন সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত নির্দেশিকাএই সমাধান সম্পর্কে প্রশ্ন
অনুমোদন কি মূল্যের উপর নির্ভর করে?
অনুমোদনের স্তর অর্থের পরিমাণ, বিভাগ বা প্রকল্প অনুযায়ী নির্ধারণ করা যায়। এতে অনুপস্থিত ব্যক্তির পরিবর্তে অন্যকে ক্ষমতা দেওয়া এবং নীতিতে প্রয়োজন হলে নিজের অনুরোধ নিজে অনুমোদন করা ঠেকানো অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
কিভাবে বিভক্ত বিতরণ পরিচালনা করা হয়?
প্রতিবার পণ্য গ্রহণের পর অর্ডার করা ও এখনো পাওনা পরিমাণের সঙ্গে মিলিয়ে তা নথিভুক্ত করা হয়। সমাপ্তির শর্ত পূরণ না হওয়া পর্যন্ত বিলম্ব ও অমিল দৃশ্যমান থাকে।
বিভিন্ন সরবরাহকারী অফার তুলনা করা যেতে পারে?
প্রস্তাবগুলোর মূল্য, সরবরাহের সময় ও শর্ত একই সূচক ধরে তুলনা করা যায়; প্রতিষ্ঠানের মূল্য ছাড়া অন্যান্য মানদণ্ডের স্কোরও নথিভুক্ত থাকে।