यह सिस्टम किसके लिए है?

विभागों, शाखाओं या परियोजनाओं में अनुरोधों, अनुमोदनों और खर्चों को नियंत्रित करने वाले संगठन।

मॉड्यूल और कार्य

आपूर्तिकर्ता निर्देशिका, श्रेणियां और योग्यता दस्तावेज़
खरीद अनुरोध, अनुमोदन सीमाएँ और बजट
मूल्य प्रस्ताव के लिए अनुरोध, बोलियों की तुलना और आपूर्ति की शर्तें
खरीद आदेश, संशोधन और आंशिक डिलीवरी
माल की प्राप्ति और इनवॉइस का मिलान तथा आपूर्तिकर्ता का प्रदर्शन

वर्कफ़्लो कैसे चलता है?

किसी बजट या प्रोजेक्ट से जुड़ी एक आवश्यकता बनाएं और उसकी समीक्षा करें।
आपूर्तिकर्ता प्रस्तावों को एकत्र करें और तुलना करें, चयन का दस्तावेजीकरण करें और खरीद को मंजूरी दें।
सामान या सेवाएँ प्राप्त करें और बंद करने से पहले ऑर्डर और चालान के साथ उनका मिलान करें।

भूमिकाएँ एवं अनुमतियाँ

निवेदक
क्रेता
बजट का ज़िम्मेदार व्यक्ति
प्राप्तकर्ता अधिकारी
वित्त

डेटा और एकीकरण

इन्वेंटरी, लेखांकन और परियोजना प्रबंधन
आपूर्तिकर्ता पोर्टल और कोटेशन फ़ाइलें दायरे में

सुपुर्दगी एवं स्वीकृति

प्रलेखित क्रय कार्यप्रवाह, अनुमोदन मैट्रिक्स और व्यय सीमाएँ
तुलना, ऑर्डर, माल प्राप्ति और रिपोर्टिंग के इंटरफ़ेस
अनुमोदन, आंशिक वितरण और मिलान विसंगतियों के लिए परीक्षण

कार्यक्षेत्र तय करने के लिए आवश्यक जानकारी

ग्राहक क्रय, मूल्यांकन और अनुमोदन नियमों को परिभाषित करता है। आपूर्तिकर्ता कनेक्शन के लिए समन्वय और उपलब्ध डेटा प्रारूप की आवश्यकता होती है; अंतिम आपूर्तिकर्ता चयन संगठन के पास रहता है।

एक सिस्टम-विशिष्ट स्वीकृति उदाहरण

खरीद आदेश का कुछ माल प्राप्त करें और उसके चालान का मिलान करें; अंतर दिखाएँ और शेष अप्राप्त मात्रा को लंबित रखें।

कार्यान्वयन योजना और लागत

चर्चा उपयोगकर्ताओं, वर्कफ़्लो, डेटा वॉल्यूम, एकीकरण और मौजूदा सिस्टम से शुरू होती है। प्राथमिकताओं पर सहमति होती है, उसके बाद लिखित प्रथम-रिलीज़ दायरा, लागत, शेड्यूल और स्वीकृति मानदंड होते हैं। बाद के चरण व्यावसायिक आवश्यकताओं का पालन कर सकते हैं।

इस समाधान के बारे में प्रश्न

क्या स्वीकृतियाँ मूल्य पर निर्भर हो सकती हैं?

अनुमोदन के स्तर राशि, विभाग या परियोजना पर निर्भर हो सकते हैं। इनमें अनुपस्थित व्यक्ति की जगह किसी दूसरे को अधिकार देना और नीति की आवश्यकता के अनुसार अपने अनुरोध को स्वयं मंजूरी देने से रोकना शामिल हो सकता है।

विभाजित डिलीवरी कैसे प्रबंधित की जाती हैं?

हर बार प्राप्त माल को ऑर्डर की गई और अभी प्राप्त होनी बाकी मात्राओं के संदर्भ में दर्ज किया जाता है। मामला बंद करने की शर्तें पूरी होने तक देरी और विसंगतियाँ दिखती रहती हैं।

क्या कई आपूर्तिकर्ता प्रस्तावों की तुलना की जा सकती है?

प्रस्तावों की तुलना कीमत, आपूर्ति में लगने वाले समय और शर्तों के समान बिंदुओं पर की जा सकती है। कीमत के अलावा संगठन के अन्य मानदंडों के अंक भी दर्ज किए जाते हैं।

खरीद और आपूर्तिकर्ता प्रबंधन प्रणाली