Satın alma ve tedarikçi yönetim sistemleri

Bu sistem kimin için?

Bölümler, şubeler veya projeler genelinde talepleri, onayları ve harcamaları kontrol eden kuruluşlar.

Modüller ve görevler

• Tedarikçi rehberi, kategoriler ve yeterlilik belgeleri
• Satın alma talepleri, onay limitleri ve bütçeler
• Teklif talepleri, teklif karşılaştırmaları ve tedarik şartları
• Satınalma siparişleri, değişiklikler ve kısmi teslimatlar
• Mal kabulü ve fatura eşleştirme, tedarikçi performansı

İş akışı nasıl çalışır?

1. Bir bütçeyle veya projeyle ilişkili ihtiyaç oluşturun ve inceleyin.
2. Tedarikçi tekliflerini toplayıp karşılaştırın, seçimi belgeleyin ve satın almayı onaylayın.
3. Mal veya hizmetleri alın ve bunları kapatmadan önce sipariş ve faturayla eşleştirin.

Roller ve yetkiler

• Talep sahibi
• Satın alma uzmanı
• Bütçe sahibi
• Mal kabul sorumlusu
• Finans

Veriler ve entegrasyonlar

• Envanter, muhasebe ve proje yönetimi
• Kapsam dahilinde tedarikçi portalı ve teklif dosyaları

Teslim edilecek çıktılar ve kabul

• Belgelenen satın alma iş akışı, onay matrisi ve harcama limitleri
• Karşılaştırma, sipariş, mal kabulü ve raporlama arayüzleri
• Onay, kısmi teslimat ve eşleştirme farkı testleri

Kapsam belirleme gereksinimleri

Satın alma, değerlendirme ve onay kurallarını müşteri belirler. Tedarikçi bağlantıları koordinasyon ve kullanılabilir veri biçimleri gerektirir; son tedarikçi seçimi kuruluşa aittir.

Sisteme özgü bir kabul örneği

Bir satın alma siparişinin bir bölümünü teslim alın ve faturasıyla eşleştirin; farkları gösterin, teslim alınmamış miktarları açık bırakın.

Uygulama planı ve maliyet

Görüşme; kullanıcılar, iş akışları, veri hacmi, entegrasyonlar ve mevcut sistemle başlar. Öncelikler kararlaştırılır; ardından ilk sürümün kapsamı, maliyeti, takvimi ve kabul ölçütleri yazılı olarak belirlenir. Sonraki aşamalar işletme ihtiyaçlarına göre ilerleyebilir.