Systèmes de gestion de projets et de tâches

À qui s’adresse ce système ?

Services et organismes de prestations réalisant plusieurs projets, qui ont besoin de visibilité sur les échéances, la capacité, les coûts et l’état des livraisons.

Modules et tâches

• Portefeuille de projets, objectifs, portée et parties prenantes
• Jalons, tâches, dépendances, calendriers et livrables
• Ressources, missions et heures planifiées et réelles
• Budgets, dépenses, demandes de modification et approbations
• Risques, points bloquants, comptes rendus de réunion et tableaux de bord de suivi

Comment le processus fonctionne-t-il ?

1. Définissez les objectifs, le périmètre et les critères d’acceptation de chaque livrable avant l’exécution.
2. Décomposez, planifiez et attribuez le travail en tenant compte des dépendances et des contraintes de capacité.
3. Mettez à jour l’avancement, résolvez les blocages et approuvez les modifications de temps ou de coût.
4. Vérifiez les livrables, clôturez le projet et documentez les résultats et les enseignements.

Rôles et autorisations

• Gestionnaire de portefeuille
• Chef de projet
• Responsable de tâche
• Vérificateur ou approbateur
• Client dans son espace projet

Données et intégrations

• Calendrier, e-mail et outils de communication via des interfaces prises en charge
• Comptabilité, ressources humaines et suivi du temps
• Dépôts de fichiers et systèmes de développement si nécessaire

Livrables et acceptation

• Modèles de projet, états des tâches, critères d’acceptation et matrice d’approbation
• Interfaces de portefeuille, de planification et de suivi, avec rapports de temps et de coûts
• Tests de dépendances, d'autorisations client, de modifications de portée et d'approbation de clôture

Éléments nécessaires pour définir le périmètre

Le niveau de détail du planning, la planification des ressources et les rapports sont définis selon les pratiques réelles de travail. Les indicateurs d’avancement dépendent des données et des mises à jour de l’organisation ; ils ne garantissent pas automatiquement une livraison dans les délais.

Un exemple d’acceptation propre au système

Retardez une tâche préalable ; montrez les effets sur les dépendances sans écraser silencieusement le planning de référence approuvé.

Plan de mise en œuvre et coût

Les échanges commencent par les utilisateurs, les processus, le volume de données, les intégrations et le système existant. Les priorités sont convenues, puis le périmètre de la première version, le coût, le calendrier et les critères d’acceptation sont définis par écrit. Les phases suivantes peuvent suivre les besoins de l’entreprise.