Systèmes de gestion documentaire, de correspondance et d’approbation

À qui s’adresse ce système ?

Bureaux et services qui gèrent des contrats, de la correspondance et des documents récurrents nécessitant des accès contrôlés, des circuits de vérification et un archivage.

Modules et tâches

• Catégories de documents, métadonnées et numérotation
• Versions, vérifications et historique des modifications
• Correspondance, acheminement, réponses et échéances
• Approbations en plusieurs étapes, délégation et remontée au niveau supérieur
• Politiques de recherche, de conservation, d’exportation et d’accès

Comment le processus fonctionne-t-il ?

1. Enregistrez et classez le document, puis désignez son responsable et définissez son niveau d’accès.
2. Transmettez la version aux personnes chargées de la vérifier et traitez leurs observations avant approbation.
3. Diffusez la version ou la correspondance approuvée et consignez les destinataires.
4. Conservez le dossier et appliquez les politiques de conservation et de révision périodique.

Rôles et autorisations

• Auteur du document
• Vérificateur
• Approbateur
• Administrateur des dossiers
• Lecteur autorisé

Données et intégrations

• Messagerie, stockage et comptes d’identité de l’organisation
• Signature électronique ou extraction de texte si nécessaire et si un fournisseur est disponible

Livrables et acceptation

• Structure de classement, politique de gestion des versions et de conservation, et matrice des autorisations
• Interfaces pour les documents, la recherche, la correspondance et les tâches d’approbation
• Tests d’accès aux fichiers, de modifications conflictuelles, d’historique des approbations et de restauration

Éléments nécessaires pour définir le périmètre

La validité des signatures, les exigences de preuve et les durées légales de conservation dépendent de l’organisation et de la juridiction. Le développement documente et met en œuvre les règles approuvées et le fournisseur de signature choisi lorsqu’il est inclus.

Un exemple d’acceptation propre au système

Refusez une révision de document avec un motif, puis soumettez-la à nouveau ; conservez les révisions et les décisions sans effacer l’historique.

Plan de mise en œuvre et coût

Les échanges commencent par les utilisateurs, les processus, le volume de données, les intégrations et le système existant. Les priorités sont convenues, puis le périmètre de la première version, le coût, le calendrier et les critères d’acceptation sont définis par écrit. Les phases suivantes peuvent suivre les besoins de l’entreprise.