دستاویز، خط و کتابت اور منظوری کے نظام

یہ نظام کس کے لیے ہے؟

معاہدوں، خط و کتابت اور بار بار استعمال ہونے والی دستاویزات کا انتظام کرنے والے دفاتر اور محکمے، جنہیں کنٹرول شدہ رسائی، جائزے کے مراحل اور محفوظ آرکائیو کی ضرورت ہوتی ہے۔

ماڈیولز اور کام

• دستاویز کے زمرے، میٹا ڈیٹا اور نمبرنگ
• ورژن، تجزیے اور تبدیلی کی تاریخ
• خط و کتابت، روٹنگ، جوابات اور مقررہ تاریخیں۔
• کئی مرحلوں کی منظوری، ذمہ داری سونپنا اور معاملہ اعلیٰ سطح تک پہنچانا
• تلاش، ریکارڈ محفوظ رکھنے، ڈیٹا ایکسپورٹ اور رسائی کی پالیسیاں

ورک فلو کیسے چلتا ہے؟

1. دستاویز کو رجسٹر اور درجہ بندی کریں اور اس کے مالک اور رسائی کی سطح کی وضاحت کریں۔
2. ورژن کو جائزہ لینے والوں تک پہنچائیں اور منظوری سے پہلے تبصرے حل کریں۔
3. منظور شدہ ورژن یا خط و کتابت جاری کریں اور وصول کنندگان کو ریکارڈ کریں۔
4. ریکارڈ کو برقرار رکھیں اور برقرار رکھنے اور متواتر جائزہ لینے کی پالیسیاں لاگو کریں۔

کردار اور اجازتیں۔

• دستاویز کا مصنف
• جائزہ لینے والا
• منظور کرنے والا
• ریکارڈز ایڈمنسٹریٹر
• مجاز قاری

ڈیٹا اور انضمام

• ای میل، اسٹوریج اور تنظیمی شناختی اکاؤنٹس
• جب ضرورت ہو اور فراہم کنندہ دستیاب ہو تو الیکٹرانک دستخط یا متن نکالنا

حوالے کیے جانے والے نتائج اور قبولیت

• درجہ بندی کا ڈھانچہ، ورژن اور برقرار رکھنے کی پالیسی اور اجازت میٹرکس
• دستاویز، تلاش، خط و کتابت اور منظوری کے کام کے انٹرفیس
• فائل تک رسائی، متضاد ترامیم، منظوری کی تاریخ اور بحالی کے ٹیسٹ

کام کا دائرہ طے کرنے کے لیے ضروری معلومات

دستخط کی قانونی حیثیت، ثبوت کے تقاضے اور قانون کے تحت ریکارڈ محفوظ رکھنے کی مدت ادارے اور متعلقہ دائرۂ اختیار پر منحصر ہیں۔ سافٹ ویئر کی تیاری میں منظور شدہ قواعد کو دستاویز کیا اور نافذ کیا جاتا ہے، اور منتخب دستخط فراہم کنندہ کو بھی شامل کیا جاتا ہے اگر وہ طے شدہ کام کا حصہ ہو۔

سسٹم کے لیے مخصوص قبولیت کی مثال

ایک وجہ کے ساتھ دستاویز پر نظر ثانی کو مسترد کریں اور دوبارہ جمع کرائیں؛ تاریخ کو مٹائے بغیر نظرثانی اور فیصلوں کو محفوظ رکھیں۔

عمل درآمد کی منصوبہ بندی اور لاگت

بحث صارفین، ورک فلو، ڈیٹا والیوم، انضمام اور موجودہ نظام سے شروع ہوتی ہے۔ ترجیحات پر اتفاق کیا جاتا ہے، اس کے بعد تحریری پہلی ریلیز کا دائرہ کار، لاگت، شیڈول اور قبولیت کا معیار ہوتا ہے۔ بعد کے مراحل کاروباری ضروریات کی پیروی کر سکتے ہیں۔