यह सिस्टम किसके लिए है?

अनुबंध, पत्राचार और आवर्ती दस्तावेजों का प्रबंधन करने वाले कार्यालय और विभाग जिन्हें नियंत्रित पहुंच, समीक्षा मार्गों और संग्रह की आवश्यकता होती है।

मॉड्यूल और कार्य

दस्तावेज़ श्रेणियाँ, मेटाडेटा और क्रमांकन
संस्करण, समीक्षाएँ और परिवर्तन इतिहास
पत्राचार, रूटिंग, उत्तर और नियत तारीखें
कई चरणों में मंज़ूरी, ज़िम्मेदारी सौंपना और मामला उच्च स्तर पर भेजना
खोज, रिकॉर्ड सहेजने, डेटा एक्सपोर्ट और पहुँच की नीतियाँ

वर्कफ़्लो कैसे चलता है?

दस्तावेज़ को पंजीकृत करें और वर्गीकृत करें और उसके स्वामी और पहुंच स्तर को परिभाषित करें।
संस्करण को समीक्षकों तक पहुँचाएँ और अनुमोदन से पहले टिप्पणियों का समाधान करें।
अनुमोदित संस्करण या पत्राचार जारी करें और प्राप्तकर्ताओं को रिकॉर्ड करें।
रिकॉर्ड बनाए रखें और प्रतिधारण तथा आवधिक समीक्षा नीतियां लागू करें।

भूमिकाएँ एवं अनुमतियाँ

दस्तावेज़ लेखक
समीक्षक
अनुमोदनकर्ता
अभिलेख प्रशासक
अधिकृत पाठक

डेटा और एकीकरण

ईमेल, भंडारण और संगठनात्मक पहचान खाते
आवश्यकता पड़ने पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या पाठ निष्कर्षण और एक प्रदाता उपलब्ध है

सुपुर्दगी एवं स्वीकृति

वर्गीकरण संरचना, संस्करण और रिकॉर्ड सहेजने की नीति, तथा पहुँच अनुमति मैट्रिक्स
दस्तावेज़, खोज, पत्राचार और अनुमोदन कार्य इंटरफ़ेस
फ़ाइल पहुंच, परस्पर विरोधी संपादन, अनुमोदन इतिहास और पुनर्स्थापना के लिए परीक्षण

कार्यक्षेत्र तय करने के लिए आवश्यक जानकारी

हस्ताक्षर की वैधता, साक्ष्य की आवश्यकताएँ और कानून के तहत रिकॉर्ड रखने की अवधि संगठन और अधिकार क्षेत्र पर निर्भर करती हैं। विकास के दौरान स्वीकृत नियमों को दर्ज और लागू किया जाता है तथा चुने हुए हस्ताक्षर प्रदाता को भी लागू किया जाता है, यदि वह दायरे में शामिल हो।

एक सिस्टम-विशिष्ट स्वीकृति उदाहरण

किसी दस्तावेज़ संशोधन को कारण सहित अस्वीकार करें और पुनः सबमिट करें; इतिहास को मिटाए बिना संशोधनों और निर्णयों को सुरक्षित रखें।

कार्यान्वयन योजना और लागत

चर्चा उपयोगकर्ताओं, वर्कफ़्लो, डेटा वॉल्यूम, एकीकरण और मौजूदा सिस्टम से शुरू होती है। प्राथमिकताओं पर सहमति होती है, उसके बाद लिखित प्रथम-रिलीज़ दायरा, लागत, शेड्यूल और स्वीकृति मानदंड होते हैं। बाद के चरण व्यावसायिक आवश्यकताओं का पालन कर सकते हैं।

इस समाधान के बारे में प्रश्न

क्या स्कैन की गई फ़ाइलें खोजी जा सकती हैं?

भाषाओं, स्कैन गुणवत्ता और प्रारूपों का आकलन करने के बाद ओसीआर जोड़ा जा सकता है। पूर्ण खोज या प्रसंस्करण को मंजूरी देने से पहले नमूना सटीकता की समीक्षा की जाती है।

यदि कोई अनुमोदक अनुपलब्ध हो तो क्या होगा?

अस्थायी रूप से ज़िम्मेदारी सौंपना या मामला उच्च स्तर पर भेजना स्पष्ट नियमों के अनुसार हो सकता है। लॉगिन खाते साझा किए बिना वास्तविक निर्णय लेने वाले व्यक्ति का रिकॉर्ड रखा जाता है।

क्या पुराना संस्करण पुनर्स्थापित किया जा सकता है?

संस्करणों को अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए बनाए रखा जा सकता है और रिकॉर्ड की गई कार्रवाई के माध्यम से पुनर्स्थापित किया जा सकता है। फ़ाइल हटाने और बैकअप नीतियों को संस्करण इतिहास से अलग से परिभाषित किया गया है।

दस्तावेज़, पत्राचार और अनुमोदन प्रणाली