Mga sistema ng dokumento, sulat at pag-apruba

Para kanino ang sistemang ito?

Mga opisina at departamentong namamahala sa mga kontrata, sulat at paulit-ulit na dokumento na nangangailangan ng kontroladong access, mga hakbang sa pagsusuri at pag-archive.

Mga module at gawain

• Mga kategorya ng dokumento, metadata at pagnunumero
• Mga bersyon, pagsusuri at kasaysayan ng pagbabago
• Korespondensiya, pagruruta, mga tugon at takdang petsa
• Mga pag-apruba sa maraming yugto, pagtatalaga ng responsibilidad at pag-akyat ng usapin
• Mga patakaran sa paghahanap, pagpapanatili, pag-export at pag-access

Paano tumatakbo ang daloy ng trabaho?

1. Irehistro at uriin ang dokumento at tukuyin ang may-ari nito at antas ng pag-access.
2. Iruta ang bersyon sa mga reviewer at lutasin ang mga komento bago ang pag-apruba.
3. Ilabas ang naaprubahang bersyon o sulat at itala ang mga tatanggap.
4. Panatilihin ang rekord at ilapat ang mga patakaran sa pagpapanatili at pana-panahong pagsusuri.

Mga tungkulin at pahintulot

• May-akda ng dokumento
• Tagasuri
• Approver
• Tagapangasiwa ng mga rekord
• Awtorisadong mambabasa

Data at mga integrasyon

• Email, storage at mga account sa pagkakakilanlan ng organisasyon
• Electronic signature o text extraction kapag kinakailangan at may available na provider

Mga maihahatid at pagtanggap

• Istraktura ng pag-uuri, bersyon at patakaran sa pagpapanatili at matrix ng pahintulot
• Dokumento, paghahanap, pagsusulatan at mga interface ng gawain sa pag-apruba
• Mga pagsubok para sa pag-access ng file, magkasalungat na pag-edit, kasaysayan ng pag-apruba at pagpapanumbalik

Mga kailangan upang tukuyin ang saklaw

Nakadepende sa organisasyon at hurisdiksyon ang bisa ng lagda, mga kinakailangan sa ebidensya at panahong dapat itago ang mga tala ayon sa batas. Sa pagbuo ng software, idinodokumento at ipinapatupad ang mga naaprubahang tuntunin, pati ang napiling signature provider kung kasama ito sa saklaw.

Isang halimbawa ng pagtanggap na partikular sa system

Tanggihan ang isang rebisyon ng dokumento na may dahilan at muling isumite; panatilihin ang mga rebisyon at desisyon nang hindi binubura ang kasaysayan.

Plano sa pagpapatupad at gastos

Ang talakayan ay nagsisimula sa mga user, mga daloy ng trabaho, dami ng data, mga pagsasama at ang umiiral na system. Ang mga priyoridad ay napagkasunduan, na sinusundan ng nakasulat na unang-release na saklaw, gastos, iskedyul at pamantayan sa pagtanggap. Ang mga susunod na yugto ay maaaring sumunod sa mga pangangailangan ng negosyo.