Systèmes de gestion pour cabinets d'avocats

À qui s’adresse ce système ?

Cabinets d’avocats et services juridiques qui coordonnent plusieurs dossiers, les équipes juridiques et les échanges avec les clients.

Modules et tâches

• Accueil des clients, classification des demandes et examen des conflits d’intérêts selon la liste de contrôle du cabinet
• Dossiers, parties, autorités, audiences et échéances approuvées
• Écritures, contrats et pièces jointes, avec gestion des versions et des accès par dossier
• Tâches, temps, dépenses, honoraires et modalités de facturation
• Portail client pour les mises à jour de statut et l'échange de documents autorisé

Comment le processus fonctionne-t-il ?

1. Enregistrez la demande du client et examinez les conflits d’intérêts et le périmètre avant d’ouvrir un dossier.
2. Attribuez le dossier et enregistrez l’accord, les parties, les documents et les dates approuvées par les spécialistes.
3. Accomplissez les tâches, vérifiez les documents, consignez les résultats des audiences et informez le client.
4. Vérifiez les honoraires et les dépenses, puis clôturez le dossier selon la politique d’archivage et d’accès du cabinet.

Rôles et autorisations

• Gestion de bureau
• Avocat responsable
• Assistant juridique
• Finance
• Client, dans les limites du dossier auquel il est autorisé à accéder

Données et intégrations

• Services d’e-mail, de calendrier et de notification choisis par le cabinet
• Signature électronique et comptabilité via les interfaces des fournisseurs
• Plateformes judiciaires uniquement là où l'intégration et l'autorisation officielles sont disponibles

Livrables et acceptation

• Cycle de vie des dossiers et règles relatives aux conflits d’intérêts, aux accès et à la conservation approuvées par le cabinet
• Interfaces convenues pour les dossiers, les audiences, les documents, les honoraires et le portail client
• Tests de séparation des dossiers clients, d'historique des documents, de rappels de dates et de révision des factures

Éléments nécessaires pour définir le périmètre

Ce service développe la gestion administrative de l’activité juridique. La détermination des délais légaux, le contenu juridique et la validité des procédures nécessitent l’examen d’un avocat. Aucune intégration avec une plateforme judiciaire ni aucune fonction de signature approuvée n’est présumée sans vérification des exigences et des autorisations.

Un exemple d’acceptation propre au système

Modifiez la date d’audience d’un dossier ; conservez sa valeur précédente et limitez l’accès à l’équipe habilitée pour ce dossier.

Plan de mise en œuvre et coût

Les échanges commencent par les utilisateurs, les processus, le volume de données, les intégrations et le système existant. Les priorités sont convenues, puis le périmètre de la première version, le coût, le calendrier et les critères d’acceptation sont définis par écrit. Les phases suivantes peuvent suivre les besoins de l’entreprise.