أنظمة إدارة مكاتب المحاماة

لمن هذا النظام؟

مكاتب المحاماة والإدارات القانونية التي تحتاج إلى متابعة ملفات متعددة وتنظيم أعمال المحامين والمساعدين والتواصل مع العملاء.

الوحدات والمهام

• استقبال العميل وتصنيف الطلب وفحص تعارض المصالح وفق قائمة المكتب
• ملف القضية والأطراف والجهات والجلسات والمواعيد المعتمدة
• المذكرات والعقود والمرفقات مع إصدارات وصلاحيات لكل ملف
• المهام وساعات العمل والمصروفات والأتعاب وخطط الفوترة
• بوابة عميل لمتابعة الحالة وتبادل المستندات المسموح بها

كيف تسير العملية؟

1. تسجيل طلب العميل ومراجعة التعارض والنطاق قبل فتح ملف العمل.
2. إسناد الملف وتوثيق الاتفاق والأطراف والمستندات والمواعيد التي يعتمدها المختص.
3. تنفيذ المهام ومراجعة المستندات وتسجيل نتائج الجلسات وتحديث العميل.
4. مراجعة الأتعاب والمصروفات وإغلاق الملف وفق سياسة الأرشفة والصلاحيات.

الأدوار والصلاحيات

• إدارة المكتب
• المحامي المسؤول
• المساعد القانوني
• المحاسبة
• العميل ضمن ملفه المصرح

البيانات والتكاملات

• البريد والتقويم وخدمة التنبيهات التي يختارها المكتب
• التوقيع الإلكتروني والمحاسبة وفق واجهات المزود
• المنصات القضائية عند توفر ربط رسمي وصلاحيات مصرح بها

المخرجات ومعايير التسليم

• خريطة دورة الملف وقواعد تعارض المصالح والوصول والأرشفة المعتمدة من المكتب
• واجهات القضايا والجلسات والمستندات والأتعاب وبوابة العميل المتفق عليها
• اختبارات فصل ملفات العملاء وتاريخ المستندات وتنبيهات المواعيد ومراجعة الفواتير

متطلبات تحديد النطاق

الخدمة لتطوير إدارة العمل القانوني؛ تحديد المدد النظامية والمحتوى القانوني وصحة الإجراء يعتمد على مراجعة المحامي. لا يُفترض وجود ربط قضائي أو توقيع معتمد دون التحقق من المتطلبات والصلاحيات.

مثال قبول خاص بهذا النظام

عدّل موعد جلسة قضية؛ تحفظ النسخة السابقة ويقتصر الاطلاع على فريق القضية المخول.

خطة التنفيذ والتكلفة

تبدأ مناقشة المشروع بحصر المستخدمين والعمليات وحجم البيانات والتكاملات وحالة النظام القائم. تُرتب الأولويات، ثم يُحدد نطاق الإصدار الأول والتكلفة والجدول ومعايير القبول كتابةً. يمكن تنفيذ المراحل اللاحقة وفق احتياج العمل.