أتمتة الإجراءات وسير العمل

متى تحتاج هذه الخدمة؟

لمن يكرر نسخ البيانات أو إرسال التنبيهات أو متابعة الموافقات بين النماذج والبريد وأنظمة العمل.

نطاق التطوير

• تعريف المشغل والشروط والإجراء والمسؤول وحدود التكرار والتوقيت لكل تدفق.
• بناء المهام المجدولة ومسارات الموافقة ونقل البيانات باستخدام وسائل الربط المتاحة.
• إضافة سجل تشغيل وتنبيه للفشل وإيقاف آمن ومراجعة بشرية للعمليات المؤثرة.

من الاحتياج إلى التنفيذ

1. قاعدة ومسؤول: توضيح متى يبدأ الإجراء ومتى يتوقف ومن يعالج الاستثناء.
2. تدفق تجريبي: تنفيذ الأتمتة بعينة محدودة وتجربة الموافقة والرفض والفشل.
3. تشغيل ومراقبة: تفعيل الجداول والتنبيهات ومراجعة السجل والتكرار.

ما الذي يتم تسليمه؟

• خريطة إجراء وقواعد واضحة ومسؤولية الاستثناءات.
• تدفقات أتمتة وإعدادات وصلاحيات موثقة وقابلة للصيانة.
• اختبارات تكرار وتعطل ورفض وخطة تشغيل وإيقاف واستعادة.

ما الذي يحتاج إلى تحديد؟

تعتمد الأتمتة على استقرار القواعد وتوفر الوصول للأنظمة. تُحدد حدود الإجراءات المالية أو الحذف أو الإرسال الخارجي لتبقى تحت تحكم صاحب العمل.

مثال قبول خاص بهذه الخدمة

أرسل الحدث نفسه مرتين وبترتيب متأخر؛ ينفذ الإجراء مرة واحدة أو ينتقل إلى قائمة مراجعة واضحة.

النطاق والتكلفة والجدول

تبدأ مناقشة المشروع بحصر المستخدمين والعمليات وحجم البيانات والتكاملات وحالة النظام القائم. تُرتب الأولويات، ثم يُحدد نطاق الإصدار الأول والتكلفة والجدول ومعايير القبول كتابةً. يمكن تنفيذ المراحل اللاحقة وفق احتياج العمل.

الاختبار والتسليم والدعم

يشمل الاتفاق ملفات التسليم وحقوق الاستخدام ومسؤوليات الاستضافة والنسخ الاحتياطي والتحديثات والدعم. تُختبر السيناريوهات المتفق عليها، ويُوثق إعداد التشغيل والصلاحيات وطريقة التراجع عن التغييرات قبل الإطلاق.