Sistemas de gestión inmobiliaria y de propiedades

¿A quién va dirigido este sistema?

Oficinas inmobiliarias, gestores de propiedades y operadores de carteras residenciales o comerciales que coordinan arrendamiento, intermediación, operaciones y registros de cada parte.

Módulos y tareas

• Inmuebles, unidades, propietarios, ocupación y documentos
• Consultas de compradores e inquilinos, visitas y actividad de intermediación
• Arrendamientos, renovaciones, pagos a plazos, depósitos y comisiones
• Cobros, atrasos y estados de cuenta de propietarios e inquilinos
• Solicitudes de mantenimiento, inspecciones de entrada y salida y contratistas

¿Cómo funciona el flujo de trabajo?

1. Registrar el inmueble, las unidades y el acuerdo con el propietario, e identificar qué está disponible para comercializar o alquilar.
2. Dar seguimiento a consultas y visitas, y revisar la oferta antes de registrar el acuerdo.
3. Programa los cargos y registra los cobros y las solicitudes de mantenimiento durante el arrendamiento.
4. Gestiona la renovación o la salida del inquilino, la inspección y la liquidación y después emite el estado de cuenta del propietario.

Roles y permisos

• Dirección del despacho
• Agente inmobiliario o coordinador de arrendamientos
• Gestor inmobiliario
• Finanzas
• Propietario e inquilino, cada uno con sus respectivos permisos

Datos e integraciones

• Contabilidad, pasarela de pago y servicio de mensajería
• Sitio web inmobiliario y canales de anuncios que permitan integración
• Plataformas oficiales de contratos cuando exista una API y aprobación para la integración

Entregables y aceptación

• Estructura de inmuebles, unidades y arrendamientos, con reglas de comisiones y cobros
• Interfaces acordadas para intermediación inmobiliaria, gestión de inmuebles y portales de las partes interesadas
• Pruebas de reservas incompatibles de unidades, conciliación de pagos y acceso a los estados de cuenta de propietarios

Requisitos para definir el alcance

El registro de contratos, la valoración de inmuebles y la intermediación con licencia siguen los procedimientos de la autoridad competente. El desarrollo implementa los requisitos aprobados y no presupone la aceptación automática por una plataforma externa ni cálculos normativos sin revisar.

Un ejemplo de aceptación específico del sistema

Registrar un pago de arrendamiento; actualizar solo su saldo y rechazar su asignación a un inmueble fuera del alcance del usuario.

Plan de implementación y coste

La conversación comienza con los usuarios, los flujos de trabajo, el volumen de datos, las integraciones y el sistema existente. Se acuerdan prioridades y después se documentan el alcance de la primera versión, el coste, el calendario y los criterios de aceptación. Las fases posteriores pueden seguir las necesidades de la empresa.