Sistemas de gestión de flotas y transporte

¿A quién va dirigido este sistema?

Operadores de flotas, transporte y reparto que necesitan coordinar el uso de vehículos, la disponibilidad y los costes de trayectos.

Módulos y tareas

• Registros de vehículos y conductores, documentos y fechas de renovación
• Planificación de trayectos, despacho y estados de carga y entrega
• Ubicación, rutas y alertas cuando hay datos de seguimiento disponibles
• Combustible, gastos y costes de vehículos y trayectos
• Inspecciones, mantenimiento preventivo, averías y repuestos

¿Cómo funciona el flujo de trabajo?

1. Registra cada vehículo y conductor y comprueba la disponibilidad y los documentos requeridos.
2. Asignar el viaje y registrar los puntos de carga, parada y entrega.
3. Supervisa el estado y las excepciones y registra evidencias de entrega conforme al proceso acordado.
4. Cierra el trayecto, revisa su coste y actualiza las necesidades de mantenimiento del vehículo.

Roles y permisos

• Responsable de flota
• Coordinador de despachos
• Conductor
• Coordinador de mantenimiento
• Finanzas

Datos e integraciones

• Dispositivos GPS o una plataforma de seguimiento mediante una interfaz disponible y autorizada
• Servicios de mapas y rutas sujetos a cobertura y licencias
• Sistemas de pedidos, almacenes y contabilidad

Entregables y aceptación

• Modelo de datos de vehículos y trayectos con flujos de estados de despacho
• Panel operativo, interfaz del conductor e integraciones de seguimiento acordadas
• Pruebas de datos ausentes, cambios de conductor, cierre de trayectos y conciliación de costes

Requisitos para definir el alcance

El seguimiento en directo requiere dispositivos o una fuente de ubicación y una conectividad adecuada. La frecuencia de actualización y los costes de los mapas se incluyen explícitamente en el alcance. El hardware de los vehículos, la instalación y los permisos operativos quedan fuera del desarrollo de software, salvo acuerdo.

Un ejemplo de aceptación específico del sistema

Asigna un conductor a un vehículo fuera de servicio; bloquea la salida y muestra el motivo de mantenimiento antes de un nuevo trayecto.

Plan de implementación y coste

La conversación comienza con los usuarios, los flujos de trabajo, el volumen de datos, las integraciones y el sistema existente. Se acuerdan prioridades y después se documentan el alcance de la primera versión, el coste, el calendario y los criterios de aceptación. Las fases posteriores pueden seguir las necesidades de la empresa.